Menyusun Pesan

Presentasi yang efektif menyampaikan pesan kepada audiens melalui suatu cara yang menghasilkan perubahan yang dikehendaki dalam pengertian dan gagasan. Presentasi mempunyai tujuan yang lebih luas dari pidato. Tujuan presentasi untuk mengajak, menjelaskan gagasan, berbagai pengetahuan dan pengalaman membantu audiens membuat Keputusan dan seringkali untuk mendapatkan umpan balik dari mereka.
Para pembicara yang tidak berpengalaman dan memiliki kurang rasa percaya diri serta membuat sedikit atau tanpa persiapan biasanya tidak dapat berkomunikasi secara efektif dengan audiens. Kegugupan adalah respon biologis menghadapi situasi yang tidak biasa dan tidak tentu. Apa yang dibutuhkan ? Cara mengontrol dan mengatasinya guna mencapai tujuan lah yang dibutuhkan. Hal ini berasal dari percara diri dan keyakinan bahwa kita dapat menyampaikan gagasan atau ide kita secara efektif sehingga akan mengalihkan energi gugup menjadi rasa antusias untuk menyampaikan pesan. Rasa percara diri dapat membantu mengatasi masalah stress, grogi, demam panggung, dan membantu menyajikan paparan serta memperoleh hasil yang dikehendaki. Cara terbaik mendapatkan rasa percara diri dengan membuat persiapan yang baik.
Persiapan pertama adalah kenalilah audiens anda  ;) dengan :
1.      mencari tahu siapa yang akan hadir.
2.      memahami apa yang mereka harap dapatkan dari presentasi anda.
3.      memutuskan apa yang akan mendorong mereka untuk mendengar dan mengingat pesan anda.
Cara praktis mengenali audiens dengan membayangkan diri anda sendiri dalam posisi mereka dan pikirkan tentang bagaimana pesan anda akan memuaskan mereka.
Kedua adalah menyiapkan pembicaraan anda. Untuk mencapai hasil yang anda inginkan dari sebuah presentasi. Anda harus merencanakan pesan yang ingin anda sampaikan secara rinci dan cara terbaik untuk menyampaikannya. Analisa terhadap audiens akan sangat membantu untuk dapat memenuhi harapan mereka. Secara garis besar anda harus tahu apa yang ingin dicapai. Isi presentasi anda akan membantu untuk :
1.      menulis sasaran yang sekaligus berperan sebagai panduan dalam menyusun dan mengembangkan pesan anda.
2.      mengumpulkan semua ide anda untuk meyakinkan agar semua hal-hal penting dapat disampaikan.
3.      menyusun pesan anda agar mudah disampaikan.
4.      mendukung semua ide anda agar menjadi jelas dan sesuai dengan audiens serta memiliki dampak.
5.      membuat garis besar presentasi anda untuk dapat digunakan dalam latihan.
6.      mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan disampaikan oleh audiens.
7.      memilih judul yang efektif.

 

Sedangkan dalam penyusunan surat dinas berbeda dari penyusunan tulisan ilmiah lain. Perbedaan ini sebenarnya mengurangi tugas penulis. Dalam surat dinas, penyusun hanyalah harus menuliskan apa yang seharusnya dituliskan tanpa perlu mengembangkan ide-ide kreatif atau menjabarkan ide-ide terlalu rinci. Guffey dkk. (2006) menyatakan ada tiga prinsip dasar dalam penyusunan pesan bisnis, termasuk surat dinas, adalah :

  1. Mempunyai Tujuan. Tujuan utama penulisan surat dinas adalah untuk menyelesaikan masalah atau menyampaikan informasi. Oleh karena itu, dalam menyusun surat dinas, pesan yang harus disampaikan harus jelas tujuannya.
  2. Hemat Ekonomis. Tulisan yang dibuat hendaknya dibuat singkat, jelas serta tidak bertele-tele.
  3. Berorientasi pada Pembaca. Orientasi tulisan pada surat dinas hendaknya agar pesan dapat dimengerti oleh pembaca.

Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa menyampaikan pesan lewat bahasa tulisan semisal dalam sebuah surat dinas, lebih sulit daripada penyampaian pesan dalam bahasa lisan. Dalam penyampaian pesan melalui bahasa lisan, komunikator sangat terbantu dengan unsur suprasegmental (aksen, nada, tekanan) dan paralingual (gerak-gerik tangan, mata, kepala). Disamping itu, jika pembicara salah, kesalahan dapat didengar dan dikoreksi lawan bicara sehingga struktur kalimat yang kurang baik tidak menghambat komunikasi. Yang penting apa yang diucapkan komunikator dapat dimengerti komunikan. Hal-hal yang bersifat membantu tersebut di atas tidak ada dalam bahasa tulisan.

Lebih lanjut Sabariyanto (1998) menjelaskan bahwa untuk dapat menyusun sebuah surat dinas yang baik, seorang penyusun surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Bahasa harus jelas dan hati-hati dalam menyusun kalimat

2. Jangan sampai salah tulis, salah ejaan atau salah informasi

3. Struktur kalimat harus baik, ada subjek, predikat, dan objek

4. Bahasa harus dimengerti oleh siapapun, kapanpun, dimanapun, situasi apapun.

Agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti oleh penerima surat (lebih-lebih untuk surat dinas), maka bahasa surat harus mendapat perhatian penulis surat. Untuk tujuan itu pembuat surat harus menggunakan bahasa praktis yaitu :a) Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu; b) Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum, dan bukan kata-kata daerah/asing. Ejaan yang digunakan didalam surat dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975.

Lasahido (2008) menjelaskan bahwa dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktek surat- menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi, Bentuk Full Block, Bentuk Indent, Bentuk Modified Block, sampai dengan Bentuk Semi Block. Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian, maka dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar bagi instansi-instansi Pemerintah.

*Semoga bermanfaat😉

About wennyocto


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: