RAPAT

Rapat merupakan sebuah paradoks. Rapat adalah sumber frustrasi terbesar dalam dunia kerja, dan juga merupakan peluang terbaik untuk menyelesaikan segala hal. Rapat adalah kegiatan kerja yang paling umum, namun pada saat yang bersamaan juga merupakan kegiatan yang paling sulit dimengerti.

Lalu, apa pentingnya rapat internal pada sebuah perusahaan? Ada beberapa hal penting terkait dengan rapat, tetapi kesemuanya terpusat pada keuntungan-keuntungan yang bisa didapatkan dari mengumpulkan beberapa orang secara bersamaan pada waktu yang sama. Ada rapat yang diselenggarakan sehingga para pesertanya mendapatkan informasi yang sama. Ada juga rapat yang diadakan sehingga setiap peserta rapat dapat mengambil bagian dalam pengambilan keputusan. Ada juga rapat yang menggabungkan kedua hal tersebut diatas, dan ditambah lagi pengkoordinasian kegiatan-kegiatan yang diputuskan dalam rapat tersebut.

Apapun alasan dari penyelenggaraan sebuah rapat, ada 5 hal penting yang harus diperhatikan sehingga sebuah rapat dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

1.   Pastikan bahwa setiap orang yang mengikuti rapat mengetahui dengan pasti kapan dan dimana rapat tersebut akan diadakan, apa yang akan dibicarakan, sehingga mereka dapat mempersiapkan informasi yang relevan sebelum rapat di mulai, dan mereka juga harus tahu kapan rapat tersebut akan selesai.

Jika tujuan dari rapat hanya untuk menyampaikan sebuah informasi tertentu, maka patut dipertimbangkan untuk tidak mengadakan rapat sama sekali. Kita membaca lebih cepat daripada berbicara, jadi kalau informasi tersebut dapat disampaikan sebelum rapat, lalu apa gunanya rapat?

Selain itu, kita juga harus memperhatikan jumlah peserta rapat. Menurut pengalaman saya, jika dalam suatu rapat terdapat lebih dari 7 orang peserta, maka tidak akan tercapai sebuah “kata sepakat”; jika hal ini terjadi, maka kita hanya bisa menginformasikan beberapa hal tertentu kepada mereka dan mungkin melakukan pemungutan suara terbanyak.

2.   Mulailah tepat waktu. Jangan menunda, jangan menunggu. Kebanyakan rapat tidak dimulai tepat waktu, dengan kata lain sudah keluar jalur bahkan sebelum sepatah katapun terucap. Jika hal ini terjadi beberapa kali, maka para peserta rapat mulai berpendapat bahwa mereka tidak harus datang tepat waktu untuk menghadiri suatu rapat, “karena pasti akan selalu ada yang datang terlambat”. Dan yang dimaksud dengan “tepat waktu” disini berarti Anda sudah duduk di tempat Anda dengan dokumen-dokumen yang sudah tertata rapi di depan Anda, dan handphone yang sudah dalam keadaan mati bahkan sebelum rapat di mulai.

Dulu saya bekerja untuk sebuah perusahaan Jerman, dan seperti itulah rapat yang terjadi disana. Semua orang siap pada tempatnya masing-masing, ngobrol, sampai pemimpin rapat/bos/fasilitator membunyikan gelasnya dan memulai rapat. Mungkin cuma kebetulan, tapi rapat-rapat yang saya hadiri pada saat itu adalah rapat-rapat yang paling produktif sepanjang ingatan saya.
3.   Pastikan setiap poin dalam agenda Anda mencakup keseluruhan detail yang diperlukan. Selain itu, seringkali akan sangat membantu jika Anda memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk membicarakan setiap poin tersebut dan menuliskannya dalam agenda Anda. Kalaupun tidak, pastikan bahwa hal-hal yang menjadi prioritas utama dibicarakan terlebih dahulu pada saat rapat. Dengan demikian, jika waktu rapat tidak mencukupi maka hal-hal penting tersebut tidak disampaikan dengan tergesa-gesa pada akhir rapat.

4.   Catatlah. Beberapa rapat mengharuskan adanya catatan mengenai siapa yang berkata apa, atau lebih sering dikenal sebagai notulen. Membuat notulen adalah tugas yang membutuhkan keahlian dan tidaklah begitu mudah, dan siapapun yang melakukannya tidak akan mungkin dapat berpartisipasi secara penuh. Beberapa rapat yang lain hanya membutuhkan tidak lebih dari sekedar daftar hal-hal yang telah disepakati. Setiap peserta rapat dapat menjadi notulis, sehingga ada baiknya jika setiap peserta secara bergantian mendapatkan kesempatan dan pengalaman untuk menjadi seorang notulis.

5.   Bertidaklah! Jangan menunggu sampai rapat berikutnya! Catatlah hal-hal yang harus Anda kerjakan, dan lakukanlah sesegera mungkin, dan laporkan hasilnya pada rapat berikutnya.

Rapat yang baik merupakan sebuah perangkat yang kokoh. Sekelompok orang berbagi informasi yang sama, dan bekerja guna mencapai tujuan yang sama pula. Rapat yang buruk menghancurkan, menghilangkan keterikatan, merusak hubungan kerja, dan menciptakan tekanan di dalam kelompok tersebut. Tetapi tidak benar kalau semua kesalahan ditimpakan pada pemimpin rapat apabila sebuah rapat tidak berjalan dengan baik. Setiap peserta punya peranan di dalamnya. Mereka harus siap dengan topik rapat, mematuhi etika rapat, berbicara pada waktunya, dan berbicara dengan singkat dan langsung pada pokok permasalahan.

Secara umum, bahasa yang digunakan di dalam rapat lebih “formal” daripada bahasa yang kita gunakan sehari-hari. Saya pernah menghadiri rapat di mana para pesertanya disapa dengan menggunakan posisi jabatan masing-masing. Dan pada rapat-rapat lainnya, para peserta tidak berbicara secara langsung satu sama lain. Pada rapat di mana bahasa yang digunakan bukanlah bahasa Anda maka hal ini akan terasa sulit bagi Anda. Meskipun saya pernah merasakan menjadi “orang luar” namun saya terkesima ketika saya lihat partner-partner kerja saya yang orang Belanda dan Jerman dengan sangat mudah berdiskusi dengan memakai bahasa saya – bahasa Inggris – dan bukan bahasa mereka sendiri! Terkadang saya harus meninggalkan ruang rapat, dan ketika saya kembali ternyata mereka masih berbicara menggunakan bahasa saya dan bahkan tidak beralih ke bahasa Belanda atau Jerman.

 

About wennyocto


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: